关于电子政务办公系统建设材料收集报送工作的通知
发布日期:2018-09-21 信息来源:信息调度中心 点击数:

各部门收集材料要注意三个方面,一是材料的形式,所有材料统一使用A4纸,所有复印件统一在每份材料首页的右上角注明“此件与原件一致”字样和复印日期,并加盖单位公章;二是材料的构成,针对每一条测评标准报送的材料都是由三部分组成,测评材料提交表、材料目录、基础材料;三是基础材料的时间要求,除有特殊要求的内容,所有材料都需要收集2009年以来的工作内容

各省辖市、省直管县(市)安全监管局:

省局拟建设的电子政务办公系统已完成招标并启动项目建设工作,该系统将打造全省安全监管机构公文、政务、会务、信息、移动办公等应用的全面体系化协同办公平台,实现省、市、县安全监管局三层架构的办公系统全覆盖。根据项目建设目标及进度安排,为做好各单位的收发文、出差审批、用章申请、请销假等业务流程调研工作,现将有关情况明确如下。

一、系统主要功能

系统具备实现全省各级安全监管机构的公文管理、会议管理、政务事项审批、政务信息管理、值班及事故信息报送、公文在省市县安全监管系统内部的上报及下发、移动办公等功能。系统投入运行后,各单位可依据系统应用情况,根据业务需求自行配置增加功能模块。

二、材料收集的内容和范围

本次材料收集以各省辖市、省直管县安监局本级为主,待市级安监局系统运行稳定后,再另行部署各县(区)的办公系统。主要内容包括组织架构、人员信息、公文模板、文档归档存储分类、信息专栏设置、管理工作审批流程等。其中组织架构(含人员信息)材料的范围为各省辖市、省直管县安监局及所属事业单位,各省辖市所辖的县、区(含功能区)安监局及所属事业单位;其他材料的范围为各省辖市、省直管县安监局本级。

(一)组织架构:确定各单位电子政务系统覆盖的部门、岗位、职级、人员的信息(详见附件1);以及各省辖市安全监管局所辖县(区)安全监管局的文件对接单位名称、对接人员/岗位/职级(详见附件2)。

(二)公文模板:收发文文单、常用来文/发文机关、公文处理流程、文号定义、文头定义、套红模板等(详见附件2)。

(三)文档归档存储分类:针对本单位电子文档管理需要,划分文档分类归档的文件夹设置,如:收文文件夹、发文文件夹、常用制度共享文件、常用政策共享文件等(详见附件3)。

(四)信息专栏设置:信息专栏是在登陆办公系统后,在主页面上显示的各类信息。根据本单位常用内部信息发布专栏设置,如公告专栏、要闻专栏、行政专栏等(详见附件4)。

(五)管理工作审批流程:根据本单位常用且计划线上审批的流程进行梳理上报,如用章用印审批、出差审批、请销假审批等(详见附件5)。

三、材料收集上报要求

(一)格式要求。请参照“附件(OA调研模板)1-5”填写报送本单位有关材料信息,报送材料统一存储为Excel文件格式(后缀名为.xls或.xlsx)。模板示例仅作为填写的参考,可将原示例内容直接删除或修改;针对流程、公共信息的调研根据各单位实际情况而定,若所调研的内容单位无具体需求,可将示例内容删除空置即可。

(二)内容要求。电子政务办公系统建成后将与“河南省安全生产综合监管平台”实现统一入口单点登录。为确保两个系统同一工作人员信息相互关联,在填写附件2《组织架构、人员调研》中“人员信息”表单时,请务必按照附件6《用户姓名与登录名匹配表》所提供内容一一匹配对应。

(三)时限要求。因所需数据内容较多、数量较大,请各单位接通知后及早准备,合理安排,务必于10月12日前将有关数据资料归档整理后报送省局信息调度中心。

四、相关事项要求

(一)安排专人负责。协同办公信息化工作是一项长期性工作,请各单位安排1-2名熟悉本单位办公业务流程的人员作为电子政务办公系统管理员,专门负责该项工作的协调组织。如因工作需要确需人员更替,请务必逐项做好有关工作的移交处理,确保工作连贯性和延续性。

(二)确保数据质量。电子政务办公系统建设时将以各单位此次报送数据为各项工作运行流转依据,请务必对本单位报送的数据真实性和准确性负责,组织专人认真核对,确保工作流程符合工作实际,有关数据真实有效。如因所提供数据材料有误导致系统无法正常运行的,概由数据提供单位负责。

(三)加强沟通联络。对数据填报存在疑惑或技术疑难,可及时与省局信息中心及技术支持人员联系咨询。为便于工作交流,请将各单位管理员姓名、所在单位及部门、联系方式等信息通过电子邮件报省局信息调度中心,各单位管理员可添加“安监局OA建设群”QQ群(群号:650087082)进行沟通交流,添加进群时请注明单位和姓名。所有附件请到“安监局OA建设群”中下载“附件(OA调研模板)”。

省局联系人:秦兴桥

电话:0371-65919767

邮箱:hnajxxh@126.com

技术支持联系人:李志龙

电话:18703995392


附:1. 组织架构、人员调研

2. 公文管理调研示例

3. 文档管理调研表示例

4. 公共信息调研表示例

5. 审批流程调研示例

6. 用户姓名与登录名匹配表


2018年9月21日